Intranet corporativa: os 5 cuidados essenciais

A Intranet é uma rede de computadores com grandes vantagens para o ambiente corporativo. É um sistema muito parecido com a Internet, o que permite formas e procedimentos que modernizam as rotinas administrativas. Com criatividade, vários projetos de produtividade, melhoria de desempenho e engajamento de equipe têm muito mais potencial de sucesso. É uma poderosa ferramenta de gestão empresarial.
Com todas as suas vantagens é muito fácil tomar a decisão de implantar a Intranet em uma empresa, independente do seu porte ou tipo de negócio. Mas, alertamos, antes de iniciar o processo de implantação alguns cuidados devem ser tomados para que tudo aconteça conforme o planejado. Vamos ver, a seguir, os cinco cuidados para implantação de uma Intranet corporativa.

Simplificação de uso

Esse cuidado tem dois objetivos. O primeiro é o de facilitar que os colaboradores usem o sistema. Tem que ser intuitiva, ou seja, pode ser usada de uma maneira direta e instantânea, de forma natural. E o segundo diz respeito a produtividade. Sistemas muito complexos acabam roubando tempo e acabam engessando à atividade principal. Além disso, o investimento com treinamento acaba gerando altos custos. Quanto mais o sistema interno se parecer com plataformas de uso universal, mais fácil será a assimilação por parte da equipe. Com esse cuidado, o entendimento e o uso do sistema na empresa será mais rápido.

Controle de Permissões

Garante a segurança dos dados da empresa e também a produtividade de cada colaborador. Cada pessoa, dentro da rede interna da empresa, deve ter acesso somente às informações necessárias a sua atividade. Excesso de informações pode provocar curiosidade e um tempo a mais do que o necessário no sistema em detrimento da atividade fim. O acesso à informações restritas à gestão, ou a um departamento específico da empresa, não podem estar disponível para pessoas que não farão uso delas ou não interpretarão corretamente determinados dados. Tenha o cuidado de que o sistema escolhido possa fazer o controle dessas permissões.

Regras de utilização

A possibilidade de comunicação entre colegas ou criação de fóruns de discussão é um dos benefícios da Intranet corporativa. Mas os termos usados deve obedecer a uma regra de utilização. Trata-se de uma rede corporativa e não pode ser usada da maneira como cada um se comunica com a família e amigos nas redes sociais. Então, tenha o cuidado de estabelecer normas de conduta no uso dos recursos de comunicação da Intranet da empresa.

Segurança da rede

A rede de Intranet de uma empresa deve ser protegida contra ataques cibernéticos, cada vez mais comuns e mais sofisticados. De que forma se dará a proteção das informações da empresa é um dos cuidados que exige mais atenção. Não basta um eficaz projeto de proteção com o uso de antivírus e firewalls, é preciso que os usuários tenham o devido treinamento porque parte das invasões é proveniente do uso equivocado de alguns recursos. Os ataques externos podem acontecer quando alguém usa links suspeitos, abre e-mails de origem desconhecidas ou faz downloads a partir de fontes desconhecidas. É um cuidado que se deve ter atenção constante, antes e principalmente depois da Intranet implantada.

Promova o uso

Durante o planejamento verifique se há a existência de campanhas de incentivo ao uso da ferramenta até que seja definitivamente incorporada na cultura da organização. O RH é um ótimo aliado projetando campanhas, serviços e produtos que devam ser acessados exclusivamente pela Intranet. Pense nas possíveis dificuldades e nas soluções para que o sistema não entre em retrocesso. Uma vez implantada, a Intranet deverá ser uma realidade na empresa.
Seguindo os cuidados apresentados na implantação da Intranet na empresa todos poderão se valer dos benefícios dessa importante e poderosa ferramenta corporativa.

Intranet é informação em tempo real. É agilidade de ação e tomada de decisão. Decida agora pela Intranet que melhor atende às necessidades da sua empresa. Conheça um pouco mais da INTRANET CORPORATIVA