Arquivos espalhados
Documentos ficam em e-mails, pastas paralelas e canais informais, dificultando localização.
Módulo de gestão documental
Organize documentos oficiais em uma biblioteca corporativa acessível
Documentos é o módulo que organiza políticas, normas, manuais e materiais oficiais em uma biblioteca corporativa acessível, com controle de versões e permissões por perfil.
Intranet Corporativa
Documentos corporativos organizados por pasta
Problemas que resolve
Documentos dispersos reduzem confiança, acesso e reutilização
Documentos e Biblioteca é o módulo que organiza documentos, políticas, normas, manuais e materiais oficiais dentro das soluções.
Informações corporativas dispersas
Materiais oficiais perdem visibilidade quando não existe um ponto central de acesso.
Permissões pouco claras
Acesso por perfil e regras de leitura ajudam a controlar quem vê cada documento.
Promessa ampla de GED
O módulo organiza documentos oficiais da intranet, sem substituir um GED completo ou ECM.
Quando utilizar
Cenários em que Documentos gera mais valor
Veja como o módulo se encaixa no dia a dia, sozinho ou junto com outras soluções e módulos da intranet.
Políticas internas
Publicação de normas, manuais e orientações corporativas.
POPs e procedimentos
Organização de documentos operacionais com acesso por área ou unidade.
Documentos de RH
Apoio a políticas, comunicados e documentos internos de colaboradores.
Revisão documental
Controle de materiais que precisam de atualização periódica.
Como funciona
A biblioteca organiza o acesso aos materiais oficiais
Documentos estrutura o repositório de materiais. As soluções de Gestão do Conhecimento e Governança da Informação definem o contexto mais amplo de uso.
Organizar
Documentos são reunidos por temas, áreas, unidades ou perfis de acesso.
Publicar
Políticas, normas, manuais e materiais oficiais passam a ter um local de referência.
Acessar
Colaboradores encontram informações oficiais de forma mais centralizada.
Governar
Quando previsto no projeto, permissões e revisões apoiam a governança documental.
Funcionalidades
Capacidades documentais do módulo
Documentos, biblioteca, políticas, normas, manuais e acesso por perfil fazem parte do módulo Documentos.
Documentos
Organiza materiais oficiais dentro da intranet.
Benefício: documentos centralizados.Biblioteca corporativa
Reúne materiais por contexto de uso e solução.
Benefício: melhor localização de informações.Políticas e normas
Apoia publicação de materiais oficiais da empresa.
Benefício: apoio a políticas e normas.Manuais e materiais oficiais
Ajuda a disseminar orientações corporativas em ambiente centralizado.
Benefício: redução de dispersão.Acesso por perfil
Controla quem visualiza cada documento, conforme o perfil do colaborador.
Benefício: base para governança documental.
Benefícios
Da dispersão documental ao conhecimento acessível
Documentos melhora o acesso a materiais oficiais e apoia soluções de conhecimento e governança sem assumir o papel dessas soluções.
Documentos centralizados
Acesso
Políticas e normas
Referência oficial
Biblioteca corporativa
Organização
Acesso por perfil
Segurança
Materiais oficiais
Disseminação
Governança documental
Base de apoio
Antes x Depois
De arquivos espalhados para biblioteca corporativa
O módulo organiza materiais oficiais. A estratégia de conhecimento e governança continua sendo papel das soluções relacionadas.
Políticas, manuais, normas e orientações espalhados entre e-mails, pastas e canais informais.
Documentos oficiais reunidos em uma biblioteca corporativa com acesso mais claro e uso dentro das soluções.
Diferenciais
Por que usar Documentos dentro da intranet
O módulo cria a base documental para conhecimento e governança, preservando a diferença entre recurso funcional e solução de negócio.
Apoia Gestão do Conhecimento
Centraliza materiais que podem ser usados em jornadas de conhecimento.
Apoia Governança da Informação
Contribui com organização e acesso a documentos oficiais.
Biblioteca corporativa
Reúne políticas, normas, manuais e materiais oficiais.
Acesso centralizado
Ajuda colaboradores a encontrar informações de referência.
Permissões por perfil
Controla o acesso aos documentos de acordo com o perfil de cada colaborador.
Integrações
Integrações documentais recomendadas
AD/LDAP e APIs são as integrações recomendadas para apoiar identidade, acesso e conexão com sistemas corporativos.
AD/LDAP
Apoia identidade, perfis e acesso conforme a estrutura de usuários da empresa.
APIs
Apoiam conexões com sistemas corporativos, conforme a arquitetura da empresa.
Galeria
Telas do módulo
Telas reais do módulo em uso na intranet.
Intranet Corporativa
Documentos corporativos organizados por pasta
Documentos corporativos organizados por pasta
Políticas, procedimentos e modelos oficiais organizados por pasta, com ciência de leitura e controle de vencimento.
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Intranet Corporativa
Administração de documentos e revisões
Administração de documentos e revisões
Painel administrativo com controle de validade, próxima revisão e arquivos que precisam de atenção.
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Intranet Corporativa
Dashboard de acessos aos documentos
Dashboard de acessos aos documentos
Indicadores de arquivos publicados, visualizações, downloads e ciências, com atividade por dia.
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Intranet Corporativa
Relatório de arquivos por pasta
Relatório de arquivos por pasta
Relatório com downloads, visualizações e ciências por arquivo, com exportação em CSV ou Excel.
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Soluções
Soluções em que Documentos gera valor
Veja em quais cenários este módulo ajuda a resolver problemas reais dentro da plataforma.
Gestao do Conhecimento
Documentos, politicas, manuais e arquivos oficiais para consulta por perfil.
Conhecer solução relacionadaCentral de Documentos
Centraliza arquivos, politicas e versoes oficiais com acesso controlado por perfil.
Conhecer solução relacionadaPortal de Franquias
Publicar manuais, padroes e materiais oficiais para unidades e franqueados.
Conhecer solução relacionadaPortal RH
Politicas, comunicados e documentos de RH organizados em biblioteca.
Conhecer solução relacionada
FAQ
Dúvidas frequentes sobre Documentos
Respostas objetivas para entender quando o módulo faz sentido e como ele participa das soluções da plataforma.
Não. Documentos é um módulo. Gestão do Conhecimento e Governança da Informação são soluções que podem utilizar esse módulo.
Não. O módulo organiza materiais oficiais. A solução de Gestão do Conhecimento trata o contexto mais amplo de acesso, reutilização e disseminação.
Não. O módulo apoia a base documental, mas a solução de Governança da Informação trata ciclo de vida, regras e governança em escopo mais amplo.
Sim. É possível configurar permissões e acesso por perfil, de acordo com a estrutura da empresa.
Demonstração
Veja como organizar documentos oficiais na sua intranet
Em uma demonstração personalizada, avaliamos como Documentos pode apoiar acesso, biblioteca corporativa e governança documental dentro das soluções certas.
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